Votre premier partenaire TI à 10 employés : ce qui change

Ceci est un cas de figure classique. Il représente un mandat fréquent réalisés auprès de nos clients, il ne décrit aucune entreprise en particulier.

La situation

Imaginez une entreprise de services à Gatineau, d'une dizaine d'employés : quelques techniciens sur la route, deux personnes au bureau qui gèrent les horaires et la facturation et un propriétaire qui ne s'est jamais considéré comme le « service informatique », bien que c'est exactement ce qu'il est depuis les débuts de l'entreprise. La personne qui a configuré le premier ordinateur est encore celle qui réinitialise le mot de passe du Wi-Fi, commande les ordinateurs portables de remplacement, et appelle la compagnie d'imprimantes quand celle-ci coince. C'était gérable à trois employés. À dix, ça ne l'est plus.

Il y a un serveur dans l'arrière-boutique, assez vieux que plus personne ne se rappelle à quoi il sert, sauf qu'un logiciel de gestion en dépend et que personne ne veut être celui qui découvre ce qu'il arrivera s'il tombe en panne. Les sauvegardes s'exécutent chaque nuit, ou du moins, la lumière sur le boîtier clignote comme elle est censée le faire. Personne n'a jamais essayé de restaurer un fichier pour vérifier.

Le point de rupture

Le déclencheur qui a poussé le propriétaire à agir n'a pas été pas une catastrophe. C'était un mardi ordinaire. L'ordinateur portable d'un technicien refusait de se connecter au calendrier partagé, il a donc fallu envoyer les rendez-vous de la journée par texto. L'ordinateur du bureau qui sert à la facturation a gelé en pleine de fin de mois, et personne ne savait si la dernière sauvegarde avait fonctionnée. Rien de tout cela n'était catastrophique en soi. Tout s'est retrouvé sur les épaules du propriétaire, à 21 h, après une journée complète de vrai travail, parce qu'il n'y avait personne d'autre à appeler.

Le véritable risque, ce n'était pas l'imprimante ni le calendrier. C'était ce vieux serveur que personne ne comprenait, appuyé par une sauvegarde que personne n'avait testée, faisant tourner un logiciel sans lequel l'entreprise ne pouvait pas fonctionner. Si cette boîte tombait en panne un lundi, la réponse honnête à la question « dans combien de temps serons-nous tirés d'affaire ?» était « on n'en sait rien». Ce n'est pas tant un problème de technologique qu'un risque d'affaires qui attent tranquillement dans une pièce à l'arrière-boutique.

Le propriétaire remettait à plus tard l'idée de faire appel à de l'aide extérieure pendant des années, principalement en partant du principe que cela signfierait devoir apprendre un tout nouveau système, ou, pire encore, devoir comprendre la technologie suffisamment bien pour avoir confiance en l'aide extérieur (soit le service d'un spécialiste informatique). Dix personnes, ce n'est pas suffisant pour justifier l'embauche d'un TI à temps plein, mais c'est exactement assez pour que le temps passé par le propriétaire à réparer le Wi-Fi soit du temps qu'il ne passe pas à gérer son entreprise.

Les 30 premiers jours

Ce qui a fait la différence, c'est de comprendre que rien de tout cela ne nécessitait que le propriétaire devienne un expert en informatique. L'intégration ne demande pas à un propriétaire d'entreprise de comprendre les réseaux, les sauvegardes ou les serveurs; elle demande simplement des accès, et nous nous occupons du reste.

Première semaine, nous faisons un inventaire : chaque appareil, chaque identifiant, chaque logiciel, incluant celui dont plus personne ne se souvient d'avoir configuré. Deuxième semaine, nous sauvegardons correctement le vieux serveur et, pour la première fois, nous testons réellement la restauration, au lieu de faire confiace à une lumière qui clignote. Troisième semaine, la surveillance est déployée sur chaque poste de travail, discrètement, en arrière-plan. Quatrième semaine, c'est un bilan en langage clair: ce que nous avons trouvé, ce que nous avons réglé, ce qui demande encore de l'attention, sans jamais tenir pour acquis que le propriétaire sait ce qu'est un agent EDR ou un contrôleur de domaine.

Nous avons détaillé ce même plan semaine par semaine, en termes clairs, sur notre page de démarrage, parce qu'un propriétaire d'entreprise devrait pouvoir lire exactement ce qui va se passer avant de s'engager.

Où ils en sont aujourd'hui

L'entreprise a opté pour notre forfait Essentiel, à 95$ par utilisateur par mois. Dix utilisateurs : 10 fois 95$, ça donne 950$ par mois, avant taxes. (Même une équipe plus restreinte atteindrait le minimum du forfait de 595$ par mois avant que le calcul par utilisateur ne s'applique, le seuil minimal n'est pas donc pas vraimen tun facteur pour cette taille d'entreprise.) Le forfait Essentiel comprend un temps de réponse de 4 heures pendant les heures d'ouverture et des sauvegardes surveillées sur chaque poste de travail, mois en mois, sans contrat pluriannuel qui vous lie.

Le propriétaire en sait toujours plus sur les ordinateurs de son entreprise que la plupart des gérants; cela ne disparaît pas. Ce qui a changé, c'est que réinitialiser un mot de passe à 21 h n'est plus son travail. Se demander si la sauvegarde fonctionne vraiment non plus. Si quelque chose plante, il y a un billet et un numéro à appeler, pas une note mentale à régler après le dernier contrat de la journée.

Nous avons rédigé un article ce que coûte la TI gérée pour toutes les tailles d'entreprise. La réponse courte pour une équipe de 10 employés, est le forfait Essentiel, et le calcul ci-dessus est exactement comment nous y arrivons.

Reconnaissez-vous votre entreprise?

Si vous êtes la personne qui réinitialise les mots de passe, commande le matériel et s'inquiète pour le serveur que personne d'autre ne comprend, en plus de gérer l'entreprise elle-même, c'est exactement pour combler ce vide que ce forfait a été conçu. Vous n'avez pas besoin de maîtriser la technologie pour la déléguer, il vous faut simplement quelqu'un qui la documente, qui teste les sauvegardes et répond au téléphone en 4 heures ou moins.

Si vous voulez voir à quoi ressembleraient les 30 premiers jours pour votre équipe, réservez l'appel de 30 minutes. Sans engagement, et sans besoin de déjà comprendre ce qui tourne sur ce serveur à l'arrière-boutique.

Ceci est un cas de figure classique. Il représente un mandat fréquent réalisés auprès de nos clients, il ne décrit aucune entreprise en particulier.